Título Sexto

TÍTULO VI

LIBROS OFICIALES DE LA HERMANDAD

 

Regla 148ª. Los libros oficiales de la Hermandad son los de Inventario, Mayor, de Hermanos y Hermanas, de Actas, de Acuerdos, de Entrada de correspondencia, de Salida de Correspondencia y de Anales.

Todos estos libros tendrán sus hojas numeradas y se abrirán con diligencia suscrita por el Secretario, que también los cerrará cuando hayan de ser sustituidos por otros que, en relación con el anterior, llevarán el correlativo número de orden.

Los libros estarán, en todo caso, en lugar seguro y adecuado en las dependencias de la Casa Hermandad. De su buena conservación y custodia se responsabilizará el Secretario

En ninguno de estos libros podrá borrarse, tacharse o enmendarse cosa alguna sin la correspondiente nota de validez.

A todos los Hermanos asiste el derecho de consulta de los Libros si bien habrán de solicitarlo por escrito a la Junta de Gobierno.

En función de las legislaciones vigentes la Junta de Gobierno facilitará también el acceso y consulta de estos libros a las Autoridades Religiosas y Civiles que así lo demandaren a la Junta de Gobierno. De conformidad con la legislación vigente la Junta de Gobierno impondrá una especial custodia de los datos personales de los Hermanos registrados en la Hermandad y Cofradía.

Regla 149ª. El libro Inventario, confiado a la custodia del Mayordomo, contendrá anotación particular y numerada de todos los bienes de la Hermandad, incluso inutilizados pero no destruidos. Dichos bienes serán descritos someramente pero en forma que permita una fácil identificación, y la descripción incluirá, en su caso, una breve mención del material del que están hechos, de su estilo, autor y época, así como la fecha de su adquisición. Los que sean procedentes de donación llevarán, salvo indicación expresa del donante, nota de quien fuera éste.

Regla 150ª. Además de los libros, cuadernos, ficheros y archivadores que se considere necesarios, el Mayordomo utilizará un Libro Mayor en que se anoten las partidas de ingresos y gastos con indicación de los saldos parciales y totales de las cuentas.

Regla 151ª. El Libro de Hermanos y Hermanas, confiados a la custodia del Secretario, contendrán respectivamente los nombres de los que ingresen en la Hermandad, y en ellos constará su número de orden, fecha de ingreso y del juramento, domicilio del interesado y si su ingreso es como numerario u honorario, teniendo previstos los lugares donde asentar los cargos que llegue a ostentar en la Hermandad, así como la fecha y motivo de su baja en ella.

Como complemento de estos libros, hará el Secretario anualmente una lista por orden de antigüedad, suprimiendo los nombres de quienes hayan causado baja, y haciendo constar la cuota que cada miembro tenga asignada.

También como elemento auxiliar dispondrá el Secretario de un fichero en que estén clasificados los miembros de la Hermandad, con mención de cualquier circunstancia que haya variado desde su ingreso en ella.

Regla 152ª. El libro de Actas, a cargo también del Secretario, servirá para extender sucesivamente las de toda clase de Cabildos que se celebren con los usuales requisitos de lugar y fecha de los mismos, presidencia y relación de los asistentes, su objeto y desarrollo, las intervenciones habidas y los pareceres emitidos, y los acuerdos que se hayan adoptado, debiendo concluir con una certificación de veracidad y el visto bueno del Hermano Mayor.

En este libro de Actas se incluirán las diligencias que el Secretario crea oportuno levantar sobre cultos, actos, ceremonias de que deba quedar constancia por su relevancia histórica en la Hermandad.

Regla 153ª. En el Libro de Acuerdos, el Secretario asentará, con un número de orden, los adoptados por los Cabildos Generales o de Oficiales, enunciándolos someramente con mención a su fecha, y teniendo previsto el correspondiente lugar para dejar constancia de la fecha de cumplimiento de cada uno de ellos.

Regla 154ª. En los libros de Entrada y Salida de Correspondencia, el Secretario asentará, bajo el número de orden y la fecha correspondiente, los escritos y comunicaciones que la Hermandad reciba o expida, con mención del remitente o del destinatario, y de su contenido.

Regla 155ª. En el libro de los Anales de la Hermandad, el Secretario anotará anualmente los acontecimientos y hechos notables de la vida de aquélla que deban ser conservados para conocimiento y norma de los hermanos que en el futuro fueren.